Webconférence

mercredi 20 janvier 2016, par Sylvain Allemand

Effectuez une vidéo-conférence depuis votre ordinateur.

 Se connecter

Allez sur https://plmwebconf.math.cnrs.fr et cliquer sur le bouton Fédération d’identité. Vous arrivez sur la page suivante :

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Connectez vous en utilisant votre compte PLM ou, à défaut, votre compte d’établissement.
Apres avoir indiquer votre identifiant et mot de passe, il vous sera demander d’accepter que l’application PLMwebconf utilise vos données.

Vous arrivez ensuite sur votre page personnelle.

 La page personnelle

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La page personnelle est l’écran d’accueil de PLMwebconf. celle-ci est composée de plusieurs éléments.

 Mes salles

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En bas à gauche de votre page personnelle se trouve le cadre de vos salles.
Il s’agit de salles créées automatiquement lors de la création du compte.
Ces salles peuvent être utilisées pour lancer rapidement une conférence. Une fois dans la salle, vous pouvez inviter d’autres participants. (voir le chapitre Invitez quelqu’un à participer à une conférence)

 Les salles publiques

Sur votre page d’accueil, vous avez deux possibilités pour rejoindre une salle de conférence. Soit vous cliquez sur le bouton Début, soit vous allez dans le menu ’Salles’ en haut à gauche de la fenêtre.

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Comme vous pouvez le constater, une série de salles existent déjà. A côté vous avez un second onglet ’Salles privées’ qui, comme son nom l’indique vous affiche toutes les salles privées. Vous ne verrez ici que les salles privées faisant partie de votre organisation.

 Types de salles

Il existe plusieurs types de salles :

  • Une salle de conférence (Conference room) est une salle dans laquelle tout le monde partage sa caméra et son micro et a accès au tableau blanc ainsi qu’à la gestion des fichiers. L’enregistrement de session enregistre tout l’écran.
  • Une salle restreinte (Restricted room) est une salle dans laquelle seul le modérateur peut parler, utiliser le tableau blanc ou déposer des fichiers. Le modérateur à également la possibilité de donner/couper la parole à un utilisateur, lui donner/enlever le droit d’interagir avec le tableau blanc ou partager son écran. Par défaut c’est une salle pouvant accueillir plus de participants car il y a une restriction sur l’usage des ressources. L’utilisateur quant à lui, n’a, par défaut accès qu’à un pointeur (équivalent à lever le doigt en classe). L’enregistrement de session enregistre tout l’écran.
  • Une salle d’interview est une salle où seuls deux utilisateurs peuvent partager la vidéo et l’audio (il peut y avoir plus de deux utilisateurs dans la salle et le modérateur devra activer ou désactiver les caméras et micros de chacun) et dans laquelle il n’y a pas de tableau blanc. L’enregistrement de session n’enregistre que la vidéo et l’audio.

 Le calendrier ou comment programmer une réunion

Dans l’onglet ’Accueil’ du menu de votre page principale se trouve l’option ’Mes réunions programmées’, cela vous permet d’atteindre le calendrier par lequel vous allez pouvoir programmer des réunions et y inviter des participants.

  • Comme tout calendrier, vous avez la possibilité de modifier la vue en cliquant sur les boutons ’Jour’, ’Semaine’ ou ’Mois’. En haut à droite, deux flèches vous permettent de naviguer dans les dates.
  • Pour planifier une nouvelle réunion, il vous suffit de cliquer sur la date voulue au centre de la fenêtre ou alors sélectionner la date dans le calendrier en haut à gauche et cliquer sur le bouton ’Nouvel événement’. Entrez un nom pour l’événement, réglez l’heure de début et de fin, choisissez le mode de rappel (iCal ou simple émail).
  • Vous pouvez soit créer une salle pour l’événement, soit utiliser une salle existante. Choisissez le type de salle souhaitée et le mot de passe si elle doit être protégée par mot de passe.
  • Ensuite vous pouvez ajouter des participants, vous pouvez soit les choisir dans la liste des utilisateurs connus du système soit ajouter des participants extérieurs.
  • N’oubliez pas d’ajouter un petit commentaire qui accompagnera l’invitation et expliquera le but de la réunion. En cliquant sur ’Sauvegarde’, un e-mail sera envoyé à chaque participant avec un lien direct vers la salle de réunion, lien qui ne sera valable que durant la période de temps que vous aurez définie.
  • Les participants ne pourraient donc pas entrer dans la salle avant l’heure.

 Entrer dans une salle

  • Pour rejoindre une conférence dans une salle, cliquez sur le bouton Entrer désirée dans la liste des salles publiques ou privées.
  • Lorsque c’est fait, une fenêtre intermédiaire apparaît, elle sert à ce que vous puissiez choisir votre caméra et votre microphone et que vous puissiez les tester avant d’entrer dans la salle.
  • Pour ce faire, choisissez votre caméra et votre micro dans les deux listes déroulantes et cliquez sur le bouton Début d’enreg. ce qui aura pour effet de vous enregistrer quelques secondes. Vous pourrez ensuite vérifier si l’enregistrement s’est bien passé et donc si votre matériel fonctionne correctement.
  • Lorsque vous êtes prêt ou si vous ne désirez pas tester votre matériel, il vous suffit de cliquer sur le bouton Début de réunion pour entrer dans la salle.
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Lorsque vous entrez pour la première fois dans une salle vous verrez apparaître une petite fenêtre d’avertissement d’Adobe Flash Player. Celle-ci vous demande la permission qu’Openmeetings utilise votre caméra et votre micro. Vous devez bien sûr répondre par l’affirmative sans quoi vous ne serez ni vu ni entendu dans la salle.

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 Actions possibles et outils disponibles dans une salle

Dans la partie gauche de la fenêtre se trouvent la liste des utilisateurs de la salle ainsi que les icônes permettant de donner ou supprimer des droits à un utilisateur.

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La première rangée d’icônes, en dessous de l’onglet ’Utilisateurs’ vous concerne.

  1. La première icône indique que vous êtes modérateur
  2. la seconde que vous avez accès au tableau blanc
  3. la troisième que vous pouvez partager/enregistrer votre écran
  4. la quatrième que vous avez le droit de faire un contrôle à distance lors d’un partage d’écran.
  5. la cinquième vous permet de couper ou activer votre micro

L’icône

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vous permet de redémarrer votre caméra ou de modifier vos paramètres audio ou vidéo en affichant la fenêtre du choix du périphérique.
Vous retrouvez cette même icône à côté de votre nom dans votre fenêtre vidéo où elle a la même fonction et à côté du nom de chaque participant dans les différentes fenêtres vidéo où là elle permet de synchroniser l’audio et la vidéo avec le participant correspondant.

 Invitez quelqu’un à participer à une conférence

Une fois dans la salle, vous avez la possibilité d’envoyer une invitation à une tierce personne. Cette possibilité n’est accessible qu’au modérateur, pas au simple utilisateur.
Allez dans l’onglet Actions puis Envoyer une invitation

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Il vous suffit de remplir les différents champs, vous avez la possibilité de protéger par mot de passe et mettre une période de validité.
Vous pouvez ensuite cliquer sur Envoyer pour envoyer un mail contenant un lien d’invitation.
Vous pouvez aussi simplement cliquer sur Générer URL qui générera une URL automatiquement en utilisant l’émail que vous aurez indiqué dans le champ destinataire.

 Déposer des documents sur le tableau blanc

L’un des grands intérêts du tableau blanc est de pouvoir y déposer des documents, les différents formats acceptés sont les suivants :
.bmp, .doc, .docx, .dpx, .exr, .gif, .ico, .jpg, .jpeg, .odp, .ods, .odt, .pcd, .pcds, .pdf, .png, .ppt, .pptx, .ps, .psd, .rtf, .svg, .sxc, .sxi, .sxw, .tga, .tiff, .ttf, .txt, .wpd, .wpg, .xcf, .xls, .xlsx
Pour ce faire vous avez deux possibilités, la première est de cliquer sur l’onglet ’Fichier’ à côté de l’onglet ’Utilisateur’.

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Là, vous pouvez déjà décider de l’endroit où vous voulez déposer votre fichier, si vous le déposez dans ’Mes fichiers personnels’, il ne pourra pas être téléchargé par les autres utilisateurs. Si par contre vous déposez votre fichier dans ’Les fichiers de la salle’, les autres participants pourront le télécharger en faisant un double clic sur la version voulue à condition que le modérateur leur a donné le droit d’accéder au tableau blanc.
En effet, lorsque vous déposez un fichier, celui-ci est automatiquement converti en fichier .pdf. Il est donc possible de télécharger la version originale du fichier ou la version convertie.
Vous avez la possibilité de créer des sous-dossiers en cliquant sur l’icône ’Ajouter un dossier’, pour déposer votre fichier, cliquez sur l’icône en forme de croix verte.

La seconde façon de faire est de cliquer dans le menu sur ’Fichiers’ puis sur ’Nouvelle présentation’, par cette méthode, le fichier sera automatiquement placé dans le dossier des fichiers de la salle et donc accessible par les autres utilisateurs si ceux-ci ont le droit d’accéder au tableau blanc.
L’étape suivante est de sélectionner le fichier voulu sur votre ordinateur puis de cliquer sur ’Démarrer l’import’, le fichier sera alors importé dans le système et converti en fichier .pdf. Vous avez également la possibilité de charger le fichier directement sur le tableau blanc ou pas si vous désirez préparer les différents fichiers en vue d’une présentation future. Si vous décochez cette case, votre fichier sera déposé sur le système et converti et disponible dans la fenêtre de la salle.

 Récupérer un document déposé sur le tableau blanc

Comme dit un peu plus haut, si vous déposez un document dans le dossier ’Fichiers
de la salle’, celui-ci peut être téléchargé par les autres participants de la salle pour peu qu’ils aient le droit d’accéder au tableau blanc.
Pour récupérer un fichier, double cliquez sur le nom du fichier voulu dans la partie gauche. Dans la nouvelle fenêtre, vous avez une icône qui permet de récupérer le document dans sa forme originale.
Vous pouvez également voir les différentes pages du document, c’est une autre façon de naviguer dans votre présentation, vous avez la possibilité d’atteindre une page bien précise en un simple clic.

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